Bewerber stellen dir als Recruiter immer wieder die gleichen Fragen? Und das gerne auch mal um 2 Uhr nachts, mit der Erwartung einer schnellen Antwort? Dann könnten Recruiting-Chatbots die Lösung für dich sein. Diese kleinen Online-Helfer beantworten Fragen und unterstützen dich in verschiedenen Bereichen des HR. Wie sie eingesetzt werden können und welche Vor- und Nachteile sie haben, erfährst du hier.
Wie werden Recruiting-Chatbots eingesetzt?
Chatbots werden generell eingesetzt, um die Interaktion zwischen einem Unternehmen und seinen Nutzern zu vereinfachen. Sie werden mit einer großen Menge an Daten trainiert und auf Websites eingebunden, um über Texteingabe mit Benutzern zu kommunizieren. Mit jeder Interaktion lernen die Bots dazu und entwickeln sich stetig weiter. Das dahinterliegende Prinzip basiert auf Künstlicher Intelligenz (KI). Auch im Recruiting können Chatbots effektiv eingesetzt werden.
Recruiting-Chatbots werden hauptsächlich auf Jobportalen oder Karriereseiten eingesetzt. Sie beantworten Fragen zur ausgewählten Stelle, zum generellen Angebot oder bieten technische Unterstützung. Dadurch entlasten sie Recruiter, die sich dann nur noch um spezielle Anfragen kümmern müssen.
Es gibt einige zeitaufwändige Aufgaben, die immer wieder auftreten. Nachdem ein Bewerber akquiriert wurde oder sich auf eine Stellenanzeige gemeldet hat, verläuft der Prozess meist ähnlich: Die wichtigsten Unterlagen werden dem Recruiter zugänglich gemacht, Absprachen werden getroffen und offene Fragen hin- und hergeschickt. Genau an diesen Punkten kann ein Recruiting-Chatbot Abhilfe schaffen. Der Chatbot kann Fragen der Bewerber, die nicht bereits während der Jobsuche beantwortet wurden, klären, Termine vereinbaren und sogar automatisierte Vorstellungsgespräche führen. Dadurch wird ein Teil der organisatorischen Arbeit übernommen, sodass sich der Recruiter auf andere Aufgaben konzentrieren kann.
Weitere Einsatzfelder von Chatbots im HR
Falls du als Recruiter oder Personaler schon einmal darüber nachgedacht hast, wie du auch die weiteren HR-Prozesse optimieren kannst, können Chatbots ebenfalls helfen. Mögliche Einsatzfelder sind die folgenden:
Onboarding
In den ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters können Chatbots als digitale Ansprechpartner fungieren. Sie können alle wichtigen Tipps und Informationen bereitstellen, wie zum Beispiel, wo etwas zu finden ist oder wer der richtige Ansprechpartner für verschiedene Anliegen ist.
HR Servces
Ein Chatbot kann auch bei anderen HR-Themen unterstützen, wie zum Beispiel bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder Fragen zu Firmenwagen und Krankschreibungen. Er kann die entsprechenden Dokumente an die richtigen Personen weiterleiten und beim Ausfüllen der Formulare helfen.
Weiterbildung
Chatbots können auch bei der Koordination und Organisation von Seminaren und Mitarbeitern unterstützen. Sie können Seminarplätze verwalten, Buchungen regeln, wichtige Fragen zu den Seminaren oder Ankunftszeiten beantworten und sogar als direkte Lernpartner fungieren.
Compliance
Chatbots können Fragen zur Compliance im Unternehmen beantworten, beispielsweise zum allgemeinen Umgang mit Mitarbeitern oder Kunden sowie zum Umgang mit verschiedenen Situationen. Sie können die relevanten Passagen und Hinweise direkt heraussuchen und bereitstellen.
Mitarbeiterbindung
Der Chatbot kann zur Mitarbeiterbindung beitragen, indem er Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten aufzeigt. Er unterstützt die Mitarbeiterförderung, die entscheidend für die Reduzierung von Mitarbeiterfluktuation ist. Zudem kann der Recruiting-Chatbot auch interne Stellenangebote vorschlagen, um Karrierechancen innerhalb des Unternehmens aufzuzeigen.
Die Vielfalt der Möglichkeiten bei der Nutzung von Chatbots im HR-Bereich ist enorm, da sie lernfähig sind und in gewisser Weise programmierbar. Dadurch können sie optimal auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten und vielfältig eingesetzt werden.
Vor- und Nachteile von Recruiting-Chatbots
Einige Menschen erkennen die Vorteile und Chancen, die sie bieten können, während andere sich eher auf potenzielle Nachteile oder Bedenken konzentrieren. Es ist wichtig, diese unterschiedlichen Perspektiven zu berücksichtigen und offen über potenzielle Vor- und Nachteile zu diskutieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Letztendlich können innovative Technologien wie Chatbots viele positive Veränderungen bringen, solange sie sorgfältig eingesetzt und weiterentwickelt werden.
Nachteil
Ein potenzieller Nachteil von Chatbots liegt in der Qualität der Antworten. Bei allgemeinen oder einfachen Fragen können Chatbots in der Regel schnell Hilfe bieten. Doch je spezifischer oder komplexer die Anfragen sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Es ist erforderlich, dass Recruiter oder Fachleute die Antworten überwachen und gegebenenfalls korrigieren, um die Fehlerquote zu minimieren.
Es ist wichtig, den Kostenfaktor bei der Implementierung solcher technischen Tools zu berücksichtigen. Obwohl oft keine umfangreiche Hardware erforderlich ist, um Recruiting-Chatbots einzurichten, entstehen dennoch Kosten für die Online-Installation. Als Recruiter oder Personaler musst du Zeit und Ressourcen investieren, um die Chatbots einzurichten und anzupassen, damit sie optimal funktionieren.
Die Akzeptanz von künstlicher Intelligenz und Chatbots, insbesondere in sensiblen Bereichen wie dem Recruiting, ist eine Herausforderung. Es braucht Zeit und positive Erfahrungen, um diese Technologien zu etablieren, da viele Menschen skeptisch gegenüber ihrer Nutzung sind. Selbst Digital Natives bevorzugen oft persönliche Gespräche im Recruiting-Prozess gegenüber der Interaktion mit Chatbots.
Vorteile
Die Vorteile von Chatbots sind unübersehbar. Im Gegensatz zu menschlichen Mitarbeitern sind sie rund um die Uhr verfügbar. Ein Recruiting-Chatbot steht immer zur Verfügung und kann häufig gestellte Fragen wie „Wo findet das Bewerbungsgespräch statt?“ oder „Was muss ich zum Probetag mitbringen?“ sofort beantworten. Die Bedienung des Chatbots ist einfach und für jeden zugänglich, was dazu beiträgt, Arbeitsaufwand zu reduzieren.
Die Antworten der Chatbots werden schnell bereitgestellt und müssen nicht mühsam gesucht werden. Dadurch beschleunigen sich viele Prozesse. Die Candidate Experience verbessert sich positiv, da Bewerber schnell Antworten erhalten, Gespräche zügig verlaufen und sie im besten Fall rasch in den neuen Job einsteigen können.
Beispiele für Recruiting-Chatbots
Nestlé hat beispielsweise einen Chatbot für HR-Mitarbeiter entwickelt, der auf einer SAP Cloud basiert und wichtige Informationen sowie HR-Zahlen grafisch aufbereitet. Auch die Deutsche Telekom hat einen Chatbot für den Compliance-Bereich eingerichtet, der Verhaltensempfehlungen gibt und den richtigen Ansprechpartner nennt. Haufe, ein Online-Portal, bietet ebenfalls einen Recruiting-Chatbot für Standardfragen an. Zahlreiche weitere große Unternehmen nutzen ebenfalls Chatbots, um Prozesse zu vereinfachen.
Fazit zu Recruiting-Chatbots
Die Integration von Chatbots kann einen positiven Einfluss auf den Arbeitsalltag von Recruitern und Personalern haben. Sie übernehmen kleine Aufgaben rund um Bewerberfragen und sparen den Mitarbeitern dadurch Zeit. Auch die Organisation und Klärung von Fragen im laufenden Betrieb zu verschiedenen Themen können von einem Chatbot übernommen werden. Dennoch ist es wichtig, dass Recruiter oder andere Ansprechpartner die Fragen und Antworten regelmäßig auf Richtigkeit überprüfen. Richtig eingesetzt, kann ein Recruiting-Chatbot eine wertvolle Entlastung darstellen.
-Onboarding
-HR Services
-Weiterbildung
-Compliance
-Mitarbeiterbindung
Chatbots sind immer erreichbar und können repetierende Fragen leicht beantworten. Auch die Antworten sind schnell da und können die Candidate Experience positiv beeinflussen.
