KI im Großhandel
Kurz gesagt
Im Großhandel kommen Bestellungen, Preisanfragen und Lieferfragen über viele Kanäle. Ein Agent erfasst Bestellungen aus Mail und PDF, beantwortet Preis- und Verfügbarkeitsanfragen und meldet den Lieferstatus. Der Innendienst prüft und gibt frei.
KI-generiertes BildWo die Branche heute steht
Viele Kunden im Großhandel bestellen per Mail, Fax oder PDF. Der Innendienst tippt diese Bestellungen ab und beantwortet nebenbei Anfragen.
Ein Agent übernimmt das Abtippen und die Standardanfragen. Der Innendienst prüft und kümmert sich um Beratung und Sonderfälle.
Wo Sie anfangen sollten
Starten Sie mit der Erfassung von Bestellungen aus Mails und PDFs.
Was ein Agent in Ihrem Betrieb übernehmen kann
Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Die Startwerte sind Annahmen der Redaktion für einen typischen Betrieb, keine Messwerte.
| Ablauf | Vorgänge pro Monat | Minuten pro Vorgang | Anteil Agent in % | Stunden pro Monat |
|---|---|---|---|---|
| Bestellungen aus Mail und PDF erfassen | 0 | |||
| Preis- und Verfügbarkeitsanfragen beantworten | 0 | |||
| Lieferstatus an Kunden melden | 0 | |||
| Reklamationen aufnehmen | 0 |
Rechnung: Vorgänge × Minuten × Anteil, Vollzeitstelle mit 1.600 Arbeitsstunden im Jahr. Die freie Zeit ist Kapazität für andere Arbeit, keine eingesparte Stelle.
Was ein Agent kann und was beim Menschen bleibt
Ein Agent bereitet vor, sortiert und schreibt Entwürfe. Entscheidungen mit Verantwortung bleiben in Ihrem Betrieb.
| Das übernimmt der Agent | Das bleibt beim Menschen |
|---|---|
| Bestellungen erfassen | Sonderkonditionen vergeben |
| Preise aus dem ERP nennen | Preise verhandeln |
| Lieferstatus melden | Liefertermine verbindlich zusagen |
| Reklamationen aufnehmen | Kulanz entscheiden |
5 Aufgaben für einen Agenten
Jeder Agent startet mit wenigen Rechten und bekommt mehr, wenn er sich bewährt: erst lesen, dann Entwürfe, dann handeln mit Freigabe.
Bestell-Erfasser
Liest Bestellungen aus Mail und PDF und legt sie im ERP als Entwurf an.
Preis-Auskunft
Beantwortet Preis- und Verfügbarkeitsfragen aus dem ERP.
Status-Melder
Informiert Kunden über Lieferstand und Verzögerungen.
Reklamations-Assistent
Nimmt Reklamationen auf und ordnet sie dem Auftrag zu.
So kann das in der Praxis aussehen
Beispielszenario
Bestelleingang bei einem Großhändler mit 30 Mitarbeitenden
Ein technischer Großhändler mit 30 Mitarbeitenden. Pro Monat kommen rund 600 Bestellungen per Mail und PDF. Das Erfassen dauert im Schnitt 4 Minuten.
Ein Agent liest die Bestellungen und legt sie als Entwurf an. Übernimmt er 60 Prozent der Arbeit, sind das rund 24 Stunden im Monat.
Typisches Beispiel zur Veranschaulichung, kein Projekt eines bestimmten Betriebs. Die Zahlen entsprechen den Startwerten im Rechner.
In 10 Wochen zum ersten Agenten
So läuft ein typisches erstes Projekt. Die Dauer hängt vom Ablauf ab, die Reihenfolge nicht.
- Woche 1 bis 2
Ablauf wählen
Ein Berater oder Engineer wählt mit Ihnen den einen Ablauf, der am meisten Zeit kostet und am klarsten geregelt ist. Gleichzeitig wird geklärt, welche Förderung infrage kommt, denn der Antrag muss meist vor dem Start gestellt sein.
- Woche 3 bis 4
Wissen sammeln
Handbücher, Vorlagen, Checklisten und 20 gute Beispiele aus Ihrem Alltag werden zusammengetragen. Dazu kommen die Regeln, was der Agent nie tun darf.
- Woche 5 bis 7
Bauen und testen
Der Engineer baut den Agenten und prüft ihn an 20 bis 30 echten Fällen aus Ihrem Betrieb. Fehler werden nach Art sortiert und behoben.
- Woche 8 bis 10
Einführen
Der Agent läuft in Ihrer gewohnten Umgebung, zuerst mit Lese- und Entwurfsrechten. Ihr Team gibt jede Aktion frei und wird eingewiesen.
- Ab Woche 11
Ausbauen
Wenn der Agent sich bewährt, bekommt er mehr Befugnisse oder einen zweiten Ablauf. Jede Aktion bleibt protokolliert.
Mit welcher Software der Agent arbeitet
Sie brauchen keine neue Plattform. Der Agent arbeitet mit den Systemen, die Sie schon nutzen, und bekommt dort nur die Rechte, die er für seine Aufgabe braucht.
| System | Was der Agent dort findet | Rechte zum Start |
|---|---|---|
| ERP-System | Artikel, Preise, Bestände, Aufträge | Lesend, Aufträge als Entwurf |
| Webshop oder Bestellportal | Bestellungen | Lesen |
| Microsoft 365 oder Google Workspace | Mails, Kalender, Ablage | Entwürfe im Postfach |
Was Sie rechtlich beachten sollten
Preise und Konditionen sind vertraulich. Sonderpreise und Zusagen gibt der Innendienst frei. Kundendaten fallen unter die DSGVO.
Checkliste vor dem Start
- Ein klar umrissener Ablauf mit vielen Wiederholungen ist ausgewählt.
- Es gibt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter und die Daten liegen in der EU.
- Der Agent darf zum Start nur lesen und Entwürfe schreiben.
- Ihr Team weiß, wie es mit dem Agenten arbeitet und was er nicht darf.
- Der Förderantrag ist gestellt, bevor der Auftrag vergeben wird.
Förderung prüfen
Viele Bundesländer fördern Digitalisierungsprojekte in kleinen und mittleren Unternehmen, oft mit 30 bis 50 Prozent der Kosten. Wichtig: Der Antrag muss in der Regel vor Projektbeginn gestellt werden.
Zum Förder-CheckHäufige Fehler beim Start
Was in Projekten dieser Branche am häufigsten schiefgeht und wie Sie es vermeiden.
Bestellungen ungeprüft buchen
Zum Start prüft der Innendienst jede erfasste Bestellung.
Artikelstamm nicht pflegen
Der Agent findet Artikel nur, wenn Bezeichnungen sauber gepflegt sind.
Alle Kunden gleichzeitig umstellen
Mit den Kunden starten, die am meisten per Mail bestellen.
Berater für diese Fragen
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Exklusives Gebiet
KI Agent Engineer für Großhandel in Ihrer Region
Pro Branche und Region nehmen wir einen Engineer auf. Hinterlassen Sie Ihre Region, dann melden wir uns, sobald es für Ihr Gebiet einen Umsetzungspartner gibt.
Häufige Fragen
Kann KI Bestellungen aus PDFs lesen?
Ja, auch wenn jeder Kunde ein anderes Format schickt. Der Innendienst prüft die erfassten Positionen.
Wie sicher sind Preisauskünfte?
Der Agent nennt nur Preise aus dem ERP. Sonderkonditionen gibt der Innendienst frei.
Lohnt sich das bei 30 Mitarbeitenden?
Ja, wenn viele Bestellungen per Mail kommen. Dort entsteht die meiste Handarbeit.
Gibt es Förderung dafür?
Viele Landesprogramme fördern Digitalisierungsprojekte in kleinen und mittleren Unternehmen. Welche für Ihren Standort passen, zeigt der Förder-Check.